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Un piano previsto per 200 scrivanie che vedono 95 persone in un martedì frenetico non è una politica ibrida fallita. È un layout che non è mai stato ridisegnato. Le scrivanie sono sopravvissute al cambiamento politico; le sale riunioni, il magazzino e il conteggio delle sedie no.
Innanzitutto la conclusione: un layout di ufficio ibrido regge quando il numero dei posti è stabilito in base alle presenze nei giorni di punta anziché in base al numero dei dipendenti, il piano è diviso per modalità di lavoro anziché per reparto e ogni sedia in una zona condivisa può essere spostata, regolata e pulita da una persona in meno di un minuto. Tutto ciò che segue spiega perché queste tre condizioni sono importanti, quanto costano e cosa si rompe per primo quando vengono ignorate.
Tre numeri da regolare prima di qualsiasi ordine di mobili
- La presenza nei giorni di punta, non il numero totale dei dipendenti, determina il numero delle postazioni. La maggior parte dei piani ibridi prevede tra 0,6 e 0,75 scrivanie per persona.
- I posti per riunioni dovrebbero essere circa uno ogni tre o quattro scrivanie e almeno la metà di queste stanze necessita di video funzionanti.
- Le sedie della zona condivisa dovrebbero pesare meno di circa 14 kg e essere regolate senza attrezzi, altrimenti le persone semplicemente non le sposteranno.
Cosa deve effettivamente risolvere il layout di un ufficio ibrido
Un layout ibrido non è un piano aperto rimpicciolito. Risponde a tre domande contemporaneamente e sbagliare l'ordine è ciò che produce pavimenti che si fotografano bene e funzionano male.
Capacità. Se un’azienda di 200 persone ne impiega 130 nel suo giorno più impegnativo, mantenere 200 scrivanie assegnate spreca circa un terzo della superficie utilizzabile. Scendere direttamente a 130 è l’errore opposto: la prossima tornata di assunzioni trasforma martedì in una coda. La fascia praticabile è solitamente di 0,7 banchi per persona più un piccolo buffer di posti touchdown, rivisti due volte l'anno rispetto ai dati dei badge.
Scelta. Le persone entrano per motivi diversi. Occorrono due monitor e quattro ore di silenzio; un altro ha bisogno di una lavagna e di cinque colleghi per quaranta minuti; un terzo ha bisogno di una videochiamata senza eco. Un tipo di scrivania non può soddisfarli tutti e tre, motivo per cui la zonizzazione ha sostituito il modello della scrivania unica adatta a tutti.
Modifica. Le squadre si rinnovano ogni dodici-diciotto mesi. Un layout che necessita di un appaltatore per spostare una partizione non verrà modificato e un layout non modificato tornerà nelle scrivanie assegnate entro un anno.
Suddivisione in zone del piano in base alla modalità di lavoro, non al dipartimento
Quattro zone coprono la maggior parte dei comportamenti ibridi. Le proporzioni cambiano a seconda dell'azienda, ma escluderne qualcuna è ciò che spinge le persone in sale riunioni di cui non hanno effettivamente bisogno.
Zona di messa a fuoco
Lavoro individuale con schermo, presa di corrente e senza traffico. Circa il 40-50% dei seggi. Le sedie qui vengono posizionate una volta e spostate raramente, quindi l'intervallo di regolazione conta più del peso.
Zona di collaborazione
Tavolini da due a sei persone, lavagne e sedie che possono essere trascinate sul piano senza l'intervento di un tecnico. Le sedute larghe battono le panche integrate perché si riconfigurano in pochi minuti.
Sale riunioni ibride
Sale con dimensioni da quattro a otto posti a sedere in loco, con copertura di telecamera e microfono che raggiunge l'estremità del tavolo. Le sale riunioni di grandi dimensioni sono vuote mentre le sale piccole sono prenotate due volte.
Atterraggio e salotto
Sedili morbidi, cabine telefoniche e un posto dove aspettare prima di una chiamata. Questa zona assorbe le visite brevi e non programmate che rappresentano il 15-20% delle presenze.
Un errore comune è dimensionare l'area di collaborazione in base alle prenotazioni delle sale riunioni. Le prenotazioni sottovalutano la collaborazione informale, perché gran parte di essa non raggiunge mai un calendario. Cammina sul pavimento alle 10 e di nuovo alle 14 per due settimane prima di fissare le proporzioni. Se il posti a sedere nella sala conferenze è completamente occupato in entrambi i controlli mentre i banchi focus sono inattivi, il rapporto è sbagliato e nessuna quantità di nuovi mobili risolverà il problema.
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In una zona condivisa, la sedia è il mobile che determina se la disposizione viene utilizzata. Tre specifiche contano più del colore della mesh.
- Peso e planata. Una sedia di peso superiore a circa 14 kg non verrà spostata tra le zone. Le rotelle per pavimenti duri e per moquette si comportano diversamente e un pavimento misto necessita di un supporto misto anziché di una ruota di compromesso.
- Regolazione senza attrezzi. L'altezza del sedile, l'altezza delle braccia e la profondità lombare dovrebbero essere raggiungibili dalla posizione seduta. Se la regolazione richiede due mani e una manopola, le persone accettano un adattamento errato piuttosto che aggiustarlo.
- Pulibilità e ricambi. Le sedie condivise vengono pulite molto più spesso di quelle assegnate. Le coperture rimovibili, i braccioli sostituibili e un sollevatore a gas rifornito trasformano una sedia da cinque anni in una sedia da dieci anni.
I retro in rete sono adatti ai pavimenti condivisi in climi caldi e stanze ad alta occupazione perché si asciugano rapidamente e mostrano meno usura. Gli schienali imbottiti mantengono meglio la forma nelle stanze rivolte al cliente. Un pavimento ibrido di solito ha bisogno di entrambi e specificare una sedia per l'intero edificio spreca il budget in entrambe le direzioni.
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Le cifre seguenti presuppongono un'azienda di 200 persone con un picco dal martedì al giovedì. L'indice dei costi è relativo a un open space tradizionale pari a 100 e copre posti a sedere, pareti divisorie e AV di base, non l'affitto.
L'indice di costo è una cifra di pianificazione relativa piuttosto che un preventivo; sono esclusi l'affitto, i preliminari di allestimento e l'hardware informatico.
La partecipazione non è fissa e il layout deve sopravvivere martedì
I dati dei badge provenienti dai piani ibridi mostrano un forte picco infrasettimanale. La pianificazione in base alla media settimanale eccede le scorte di circa il 20%, mentre la pianificazione in base a un venerdì tranquillo lascia le persone in piedi nella mattina più trafficata. La curva seguente è un modello rappresentativo utilizzato per le decisioni sul dimensionamento.
42%
78%
81%
74%
38%
Lun
Mar
Mercoledì
Gio
Ven
La regola pratica: dimensionare le scrivanie fisse fino al mercoledì, ridimensionare i posti a sedere fino al lunedì e al venerdì e mantenere le sale riunioni prenotabili anziché assegnate. Un livello minimo costruito fino al picco dell’81% sembra generoso il venerdì e stretto nel giorno che conta.
Dove la spesa per l’allestimento ibrido si concentra per settore
Il settore conta meno della cultura aziendale, ma l’ampia suddivisione riportata di seguito è un utile riferimento di partenza quando si confronta un brief con progetti comparabili.
Tecnologia 30%
Servizi professionali 22%
Servizi finanziari 16%
Istruzione 12%
Sanità 10%
Altri settori 10%
Gli occupanti finanziari e legali tendono a spingere la quota delle riunioni al di sopra del 25% e a mantenere gli uffici chiusi per lavori riservati. Gli occupanti del settore tecnologico solitamente riducono le scrivanie dedicate al focus al di sotto del 40% e investono la differenza nella collaborazione e nello spazio lounge. I progetti sanitari e scolastici prevedono specifiche di pulizia e durabilità più elevate, il che cambia il brief dell'arredamento più del layout stesso.
Una sequenza in quattro fasi che mantiene il pavimento in funzione
Le ristrutturazioni falliscono quando l'intero piano si chiude in una volta. Questa sequenza mantiene la maggior parte dello spazio in servizio e investe la spesa dove i dati lo giustificano.
1
Misura per due settimane
Combina i dati del badge-in, le prenotazioni delle camere e il conteggio manuale dei posti in tre momenti della giornata. Il divario tra le camere prenotate e quelle occupate è solitamente la constatazione più costosa.
2
Pilota una zona
Converti una singola area in posti a sedere basati sulle attività e guardala per un mese. Se la zona pilota non ha un numero eccessivo di iscritti, il problema è la politica o l’orientamento, non l’arredamento.
3
Rimontare in più fasi, non subito
Muovi un'ala alla volta in modo che il pavimento continui ad assorbire i picchi di affluenza. La fase distribuisce inoltre la spesa in conto capitale su due cicli di budget, il che è importante quando il rilascio è legato a un evento di locazione.
4
Sintonizzati ogni trimestre
Riprenotare le zone, riequilibrare lo stoccaggio e ruotare le sedie che mostrano un'usura irregolare. Piccoli spostamenti trimestrali costano pochissimo e impediscono il lento ritorno alle scrivanie assegnate.
Il caso di rimborso è solitamente basato sull'area liberata piuttosto che sui mobili. Se la ristrutturazione restituisce il 20% del pavimento a un uso alternativo, il risparmio sull'affitto o il reddito derivante dal sublocazione in genere copre l'elemento di arredo entro due o tre anni. Per un'analisi più completa dei prezzi unitari, delle fasce MOQ e delle opzioni di contenitori misti, il approvvigionamento all'ingrosso di sedie da ufficio vale la pena leggere la guida insieme alla planimetria.
Manutenzione, conformità e dettagli che vengono controllati
I pavimenti ibridi vengono controllati meno spesso di quanto vengono utilizzati, motivo per cui i guasti emergono lentamente. L'elenco seguente copre le strutture che i team devono correggere più spesso dopo l'apertura.
- Larghezza di uscita. I posti a sedere sciolti finiscono nei percorsi di circolazione. Contrassegnare le zone libere sul pavimento è più economico che riprogettare dopo un controllo antincendio.
- Prestazioni della tappezzeria. Conferma i rapporti sui test di resistenza al fuoco e di durabilità per ogni lotto di tessuto e schiuma e conservali nel registro delle risorse anziché in un cassetto.
- Intervalli di pulizia. Le sedie condivise necessitano di un ciclo di pulizia definito. I dorsi in rete tollerano meglio la pulizia frequente rispetto al tessuto non trattato, motivo per cui la scelta del materiale è anche una decisione di manutenzione.
- Ricambi e garanzia. Tenere una scorta di ruote, sollevatori a gas e braccioli pari a circa il 5% del numero di posti a sedere. Senza di essa, una sedia rotta rimuove una scrivania utilizzabile per settimane.
Scrivi il layout nella politica del posto di lavoro e nella planimetria. Se la policy descrive ancora le scrivanie assegnate mentre il piano è condiviso, le persone considereranno il cambiamento come temporaneo e lo aggireranno. Laddove le stanze executive o rivolte ai clienti rimangano chiuse, specificare una sedia più pesante, con schienale più alto, adatta al tempo di permanenza più lungo e al diverso regime di pulizia.
MC-7109 Sedia da ufficio direzionale con schienale alto Sedia in pelle PU con schienale alto con supporto lombare, meccanismo di inclinazione e regolazione pneumatica dell'altezza per sale direzionali o rivolte ai clienti con tempi di permanenza più lunghi. Visualizza il prodotto → Il layout di un ufficio ibrido è una decisione sulla capacità travestita da decisione progettuale. Fissa il numero dei giorni di punta, zona per modalità di lavoro e acquista posti a sedere che una singola persona può spostare, regolare e pulire, e il piano continuerà a funzionare durante la successiva riorganizzazione. Se si salta uno di questi, il risultato più costoso non saranno i mobili acquistati, ma le sale riunioni in cui le persone si affollano perché le scrivanie non si adattano più al modo in cui lavorano.
